Büroräumung mit Aktenbestand

Unterlagen bleiben Ihre Sache

Akten, Verträge, Personalunterlagen, Buchhaltung und alles, was in Ordnern steht, bleibt in der Verantwortung des Auftraggebers. Wir sind ein Räumungsbetrieb und kein Aktenverwalter. Wir treffen keine Entscheidung darüber, was aufbewahrt werden muss und was nicht.

Das ist keine Formalie. An Aufbewahrungsfristen hängen steuerliche und arbeitsrechtliche Folgen, die niemand außer Ihnen überblicken kann. Deshalb sortieren wir nicht vor und werfen nichts zusammen.

Was wir mit Ordnern machen und was nicht

Wir öffnen keine Ordner und lesen nichts. Wir vernichten keine Akten und schreddern nichts. Wenn Papier weggehen soll, brauchen Sie dafür einen befugten Betrieb für Aktenvernichtung, den Sie selbst beauftragen und der Ihnen ein Protokoll ausstellt.

• Ordner bleiben geschlossen und werden nicht durchgesehen
• Kein Schreddern, kein Vernichten von Unterlagen durch uns
• Übergabe in verschlossenen Behältern an eine benannte Person
• Auf Wunsch Liste, welcher Behälter aus welchem Raum stammt

Verschlossene Behälter statt loser Stapel

Der saubere Weg ist einfach. Die Unterlagen kommen in Kisten oder Rollcontainer, die Behälter werden verschlossen und beschriftet, und wir übergeben sie direkt an die Person, die Sie uns nennen. Nichts davon fährt mit unserem Fahrzeug weg, wenn es nicht ausdrücklich so vereinbart ist.

Wenn Sie die Kisten selbst packen wollen, liefern wir vorher Kartons ab 3,50 Euro je Stück. Meist ist es am ruhigsten, wenn eine Person aus dem Betrieb einen halben Tag vorher durchgeht und markiert, was mitfährt und was bleibt.

Termin außerhalb der Bürozeiten

Solange Kolleginnen und Kollegen arbeiten, wird eine Räumung unangenehm. Türen stehen offen, im Gang stapeln sich Kisten, jemand sucht seinen Ordner. Deshalb legen wir Büroräumungen am liebsten auf den Abend, auf den Freitagnachmittag oder auf das Wochenende.

Sie brauchen dafür nur eine Person mit Schlüssel, die aufsperrt und am Ende abnimmt. Alles Weitere klären wir bei der Besichtigung, samt Lift, Ladezone und Zutritt zur Tiefgarage.

Möbel, Technik und der Rest der Fläche

Schreibtische, Rollcontainer, Sesseln, Regale, Trennwände und Küchenzeilen nehmen wir mit. Bei Servern, Rechnern und Kopierern entnehmen Sie die Datenträger vorher, dann ist die Frage der Daten gleich am Anfang erledigt.

Eine Büro- oder Gewerbefläche räumen wir ab 890 Euro als Fixpreis nach kostenloser Besichtigung. Firmen bekommen eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Zahlung per Überweisung.

Warum Büroräumungen im Zeitplan kippen

Der Stichtag ohne Puffer

Viele Büroräumungen werden auf den letzten Tag des Mietverhältnisses gelegt. Fällt der auf einen Freitag, steht am Vormittag noch das halbe Team im Raum und packt persönliche Sachen. Zwei Tage Abstand zwischen dem letzten Arbeitstag und dem Räumtermin lösen das Problem fast immer. Die Übergabe an die Hausverwaltung planen Sie dann noch einmal einen Tag später.

Niemand darf entscheiden

Am Räumtag taucht regelmäßig ein Schrank auf, von dem keiner weiß, ob der Inhalt weg darf. Wenn die verantwortliche Person im Urlaub ist, bleibt der Schrank stehen und muss später einzeln geholt werden. Benennen Sie vorab jemanden, der am Telefon erreichbar ist und im Zweifel entscheidet. Das kostet Sie zehn Minuten und uns keine zweite Anfahrt.

Lift, Ladezone, Hausordnung

In Wiener Bürohäusern hängt das Tempo am Lift. Manche Häuser geben ihn nur mit Voranmeldung und mit einer Schutzverkleidung frei, andere sperren ihn zwischen neun und siebzehn Uhr für Transporte ganz. Fragen Sie das bei der Hausbetreuung ab, bevor ein Termin fixiert wird. Dasselbe gilt für die Ladezone im Hof: Sie ist oft an einen Schlüssel gebunden, den nur der Hausmeister hat.

So bereiten Sie die Fläche vor

Beginnen Sie zwei Wochen vorher mit einer Runde durch alle Räume und kleben Sie farbige Punkte: eine Farbe für alles, was mitkommt, eine für alles, was bleibt. Ordner, die noch aufbewahrt werden müssen, wandern in verschließbare Behälter, die Sie beschriften und an einer Stelle sammeln. Alles Ungeklärte bekommt einen dritten Punkt und wird bis zum Termin geklärt. Am Räumtag muss niemand mehr überlegen, sondern nur noch zeigen.

Kündigen Sie Strom und Internet erst nach dem Räumtermin, nicht davor. Ohne Licht im Kellerabteil und ohne Steckdose für die Akkuladung wird der Tag länger. Sammeln Sie außerdem alle Schlüssel, Chipkarten und Tiefgaragensender ein, solange die Leute noch im Haus sind. Nach der Räumung fehlt erfahrungsgemäß mindestens einer, und die Hausverwaltung verrechnet den Zylindertausch. Ein Foto jedes leeren Raums am Ende ersetzt später jede Diskussion über den Zustand.